Still und ohne großes Aufsehen war der Gesetzgeber tätig und hat durch eine kleine Änderung im HGB bestimmt, dass vom Grundsatz her E-Mails die gleichen Pflichtangaben enthalten müssen wie vorher "nur" die gedruckten Geschäftspapiere.
Es gibt eine Vielzahl von Einzelregelungen über Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen. Diese finden sich unter anderem im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie im GmbH-Gesetz (GmbHG) und im Aktiengesetz (AktG).
Diese Regelungen begannen bisher sinngemäß mit: "Auf allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen" die dann in den jeweiligen Vorschriften weiter spezifizierten Angaben enthalten sein.
Mit dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) hat der Gesetzgeber diese Bestimmungen um den Passus "gleichviel welcher Form" ergänzt, so dass diese nun wie folgt lauten: "Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel in welcher Form, die ...".
Hiermit wollte der Gesetzgeber klar stellen, dass es für die Einordnung der Mitteilung eines Unternehmens als "Geschäftsbrief" nicht auf die äußere Form im Sinne eines klassischen Geschäftsbriefes auf Papierbogen ankommt, sondern auch andere geschriebene Mitteilungen wie Telefaxe, Postkarten, E-Mails etc. umfasst werden. Entscheidend für die Qualifizierung als "Geschäftsbrief" ist, dass es sich bei dem betroffenen "Schreiben" um eine nach außen gerichtete, geschäftliche Mitteilung handelt. Unternehmensinterne Mitteilungen werden nicht erfasst.
Die Pflichtangaben müssen unter anderem gemacht werden von:
Einzelkaufleuten (§ 37a HGB)
Personenhandelsgesellschaften wie z.B. OHG, KG und GmbH & Co. KG (§§ 125a, 177 a HGB)
Gesellschaften mit beschränkter Haftung (§ 35a GmbHG)
Aktiengesellschaften (§ 80 AktG)
Partnerschaftsgesellschaften (§ 7 PartGG, § 125a HGB)
Genossenschaften (§ 25a GenossenschaftsG)
Noch nicht betroffen sind Freiberufler, Gesellschaften Bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, für die sich aber ähnliche Pflichten aus anderen Vorschriften, z.B. § 15b GewO ergeben können.
Für ausländische Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die eine eingetragene Zweigniederlassung in Deutschland haben, gelten die Vorschriften entsprechend. Eine englische Private Companie Limited by Shares (Ltd.) ist mit einer deutschen GmbH "vergleichbar", für sie gilt § 35a Abs. 4 GmbHG.
Das Gute zuerst: Strafbar ist die schuldhafte Unterlassung der vorgeschriebenen Angaben nicht! Das Einhalten der Vorschrift kann aber vom Registergericht mit einem Zwangsgeld bis zu 5000 EUR durchgesetzt werden.
Pflichtangaben:
Name
Vorname
Geschäftsbezeichnung
bei handelsregisterlich eingetragenen Unternehmen auch die Firmierung
Kommunikationsdaten (Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, möglichst Website)
Handelsregisternummer und Eintragungsgericht
USt-ID-Nummer
Meine Empfehlung: Nehmen Sie in Ihren E-Mails alle Angaben auf, die auch auf den Briefbögen Ihres Unternehmens enthalten sind. Nicht als Anhang, sondern immer sichtbar.
In den gängigen Mail-Programmen kann man dies einfach als Signatur einstellen, so dass diese Informationen beim Verfassen einer neuen E-Mail oder beim Antworten automatisch erscheinen.
